Introduktion för dig som ny partner

Genom att samarbeta med era kunder i Blikk, så sparar både du och dina kunder tid på onödig administration. I Partnerportalen kan du dela viktiga dokument och kommunicera med din kund. Om kunden har ett Blikk Pro, Business eller Easy konto så kan du även hämta ut deras löneunderlag/lönefiler direkt i Partnerportalen, samt bokföra utlägg och inköp med företagskort.
Har kunden gett dig fullständig behörighet så kan du även logga in direkt i kundens konto och hjälpa till med administration, analys och inställningar.  

Denna artikel ger en övergripande introduktion till Blikk och några av de delar i kundens konto som man ofta kommer i kontakt med som partneranvändare.  Om du istället vill veta mer om alla de inställningar som behöver göras i kundens konto, så rekommenderar vi att du läser detta avsnitt. 

Hur mycket man som användare kan göra i Blikk beror på vilken version av Blikk man har och vilken licenstyp användaren har. Här kan du läsa mer om våra olika versioner och vad som skiljer de åt. 

Blikk är ett försystem till lönesystemet och till ekonomisystemet. 
Det betyder att all tid rapporteras i Blikk och exporteras sedan över till respektive system (på lite olika sätt beroende på vilket ekonomi- och lönesystem det gäller). 

Blikk går att integrera med följande ekonomisystem:
Visma eEkonomi
Visma Administration
Fortnox
Björn Lundén (BL Administration)

Lönefiler går att skapa till följande lönesystem: 
Fortnox Lön
Visma Lön 
Kontek Lön
Crona Lön
Hogia Plus Lön

Det går självklart också att använda Blikk fristående utan någon koppling till något annat system.

Grundläggande funktioner

Projekt i Blikk är arbetet ut mot kund, det är knutet till vilken kund jobbet utförs åt och kan även kopplas till ett bokföringsprojekt, så att man kan knyta projektkonterade leverantörsfakturor till projektet. Alla som är deltagare i projektet kan rapportera tid mot det. 
Om projektet har löpande prissättning så blir tidrapporterna sedan till grund för det fakturaunderlag som skapas. Ett projekt kan också ha fast pris, dvs ett förbestämt pris där mängden arbetade timmar inte påverkar priset. 

Kunder kan importeras från ekonomisystemet när man integrerat det, därefter är det Blikk som är master. Det betyder att alla nya kunder ska läggas upp i Blikk. De kommer sedan över till ekonomisystemet när man gett de ett kundnummer i Blikk. 

Artiklar behöver inte importeras till Blikk om man inte vill, det är inte alla som har behov av att ha hela sitt artikelregistrer inläst. Men allt som rapporteras i Blikk kommer att kopplas till olika artiklar, av typen tid, material, traktamente osv.
Om man har ett ekonomisystem integrerat så måste artiklarna som finns i Blikk kopplas med ett artikelnummer som finns i ekonomisystemet annars kommer faktureringen inte att fungera. 
Väljer man att importera sina artiklar från ekonomisystemet så är det viktig att veta att alla ändringar avseende pris och dylikt ska göras i ekonomisystemet då det är master för artiklar. Därefter görs en ny import till Blikk. 

Leverantörsfakturor kan hämtas in från ekonomisystemet efter att de lagts in och bokförts där. 
Man kan välja om man vill läsa in alla leverantörsfakturor eller endast de som projektkonterats. 

Tid, kvitton och lön

Tidrapporteringen sker mot interntid, projekt eller frånvaro. Vilka val som finns tillgängliga för olika användare kan variera utifrån version av Blikk samt kontots inställningar.

Rapportörerna rapporterar sin tid via datorn eller via vår app. 

Sedan kan man exportera både lönefiler och fakturaunderlag baserat på detta.
För att man ska kunna exportera fakturaunderlag som innehåller tidrapporter krävs att rapportören rapporterat sin tid mot projekt. 

Resor och traktamente rapporteras alltid i samband med en tidrapport, antingen i appen eller på datorn. Rapportören anger själv om resan/traktamentet ska faktureras samt om resan ska ersättas på lönen. Har man valt ersättning på lön för resan så kommer det valet att vara förvalt vid nästa registrering. Man kan rapportera resa med privatbil, men det går även att lägga upp bilar i Blikk, för registrering av resa med företagsbil eller tjänstebil.

Kvitton för utlägg och inköp med företagskort registreras via dator eller app och går sedan att bokföra över direkt till ekonomisystemen (Visma eEkonomi & Fortnox) eller så kan man ta ut en SIE-fil för import. För att detta ska fungera så krävs att rätt bokföringskonton är angivna på utläggskategorierna i Blikks inställningar.  Kvitton registrerade som utlägg kommer med över i lönefilen (som ersättningsbelopp). För att ett kvitto ska komma med i lönefilen krävs att det har ett registreringsdatum inom avvikelseperioden och att det är attesterat när lönefilen tas ut. 

Attestering kan göras av den som är attestansvarig för rapportören samt administratörer med behörigheten löneunderlag, respektive projektledare kan också attestera tidrapporterna som berör sina projekt. Viktigt är att det finns en ordnad struktur för vem som attesterar vem och vad. 
Vi rekommenderar att man attesterar kontinuerligt. 

Lönefilen laddas ner i webbläsaren och importeras sedan i respektive lönesystem. 
För att det ska fungera så behöver först lönekoderna i Blikk ställas in så att de är korrekta och all tid och kvitton för perioden måste vara attesterad.

Alla inställningar gällande belopp, semester, lönearter och ersättningar görs i lönesystemet.
För att lönefilen ska kunna tas ut måste alla tidrapporter och kvitton för perioden vara attesterade. 

Fakturering

Fakturaunderlagen skapas i Blikk och skickas över till ekonomisystemet som utkast där de sedan skickas till kunden. Rapporterad tid kommer endast med på fakturaunderlaget om det först har attesterats. För att det ska fungera att skicka över fakturaunderlaget så måste kunden det gäller ha ett kundnummer angivet och de artikelnummer som finns med på fakturaunderlaget måste finnas upplagda i ekonomisystemet. Annars kommer man att få ett felmeddelande i Blikk och fakturan kommer inte att skickas över. 

Alla inställningar gällande bokföringskonton (för intäkter och moms etc) knutna till artiklarna görs i ekonomisystemet. Så även alla inställningar för fakturalayout i form av vilken text som placeras var, logotyp, sidhuvud och sidfot.

Samfakturering av flera projekt går att göra så länge de är knutna till samma kund. 
Inne i vyn att fakturera så väljer man då att sortera urvalet på kund istället för projekt, när man valt kund så väljer man sedan vilka projekt som ska ingå på fakturan.