Partnerportalen - Bokföring av kvitton

Om din kund har en integration med Visma E-ekonomi eller Fortnox så går det att bokföra kvitton och utlägg via Blikk så att de kommer över till ekonomisystemet som bokförda och med kvittobilden knuten till verifikationen.

Om de har ett annat ekonomisystem än dessa så går det att skapa en SIE-fil för inköp med företagskort och en SIE-fil för utlägg. Dessa filer importerar du sedan i deras bokföringssystem.
I SIE-filen kommer endast bokföringen med, inga bilder.  

Inställningar

För att du ska kunna göra dessa inställningar i kundens konto krävs att du har fullständig behörighet och därmed kan logga in hos kunden och göra inställningarna. Om du har begränsad behörighet behöver kunden först göra dessa inställningar i sitt konto.

För att kunna bokföra privata utlägg behöver det finnas ett avräkningskonto inlagt på varje användare. 
Som standard är detta konto satt till 2820, men det är redigerbart ifall ni använder ett annat avräkningskonto idag. (Avräkningskontot ska vara det samma konto som det som motbokas vid löneutbetalning, vid osäkerhet kontakta den som sköter er bokföring/lön.)

För att redigera kontot går du till Inställningar (Kugghjulet) > Licenser och användare, klicka dig in på respektive användare och ändra värdet i rutan avräkningskonto utlägg vid lön. 

Den verifikationsserie som ska användas ställs in under Inställningar > Tid och Kvitton > Inställningar. Inställningen gäller både för privata utlägg och för kvitton till företagskort. 

För att bokföringen av företagskortsinköp ska bli korrekt måste det även finnas korrekta bokföringskonton för Företagskort och Kreditkort. Även dessa ställs in under Inställningar > Tid och Kvitton > Inställningar.

Varje utläggskategori måste även ha ett korrekt bokföringskonto samt rätt momsinställning avseende var inköpet är gjort, samt korrekt momssats. Om du är osäker på vilket bokföringskonto som är korrekt, kontrollera detta med den som sköter er bokföring. 

Skapa verifikat i Blikk

OBS! Innan du börjar göra detta så måste alla inställningar ovan ha gåtts igenom, annars riskerar bokföringen att bli felaktig.  

Bokföringen går till på samma sätt om det är ett privat utlägg eller inköp med företagskort, välj respektive flik först. Markera sedan den eller de kvitton som du vill bokföra och klicka sedan på skapa verifikat.  Du kommer sedan att se ett verifikationsnummer på varje kvitto ute till höger i vyn. 

Du kan också bokföra de en och en, om du vill kontrollera hur verifikationen kommer att se ut. 
Klicka då på kvittots registreringsdatum för att öppna kvittot i en separat flik. 
Klicka sedan på skapa verifikat. 

Export av SIE-fil

Om du har ett annat ekonomisystem än de som stödjer direkt bokföring via Blikk, så kan du istället ta ut en bokföringsfil (SIE-fil), som innehåller bokföringen av kvittona och utläggen. Du behöver skapa en fil för varje typ, det vill säga en fil för utlägg och en fil för inköp med företagskort. Gå igenom respektive flik, markera den eller de kvitton du vill exportera och klicka sedan på skapa SIE-fil. 
När du läst in filen, gå tillbaka till Blikk och markera dessa som manuellt bokförda, så att de inte kan komma med i nästa månads fil.  

Ändringar på redan bokfört kvitto

Du kan låsa upp ett kvitto som redan har bokförts, men du kommer då att få nedanstående varning, där du får bekräfta att du vill låsa upp kvittot. Var uppmärksam på att eventuella ändringar då måste korrigeras manuellt i ekonomisystemet. Inga ändringsverifikationer kommer att kunna skapas via Blikk.