Uppdrag baseras på de återkommande tjänster som er byrå utför varje år, t ex årsbokslut, löner etc.
Genom att arbeta med uppdrag underlättas uppföljningen från år till år. T ex kan din byrå vilja jämföra snittdebiteringar samt bryta ned och följa tidskalkyler årsvis.
De uppdragstyper som har skapats i Blikk visas i sidomenyn under fliken Projekt.
Under respektive undermeny kan ni se en komplett lista över alla kunder som ni utför detta uppdrag för, samt säkerställa att det finns ett projekt för det aktuella året som ni jobbar med.
Såhär fungerar det:
- Definiera era tjänster (uppdrag) t ex bokslut, lön, löpande bokföring, rådgivning, moms
- Ange sedan vilka uppdrag ni utför mot respektive kund. Systemet hjälper er att hålla koll så att det endast finns ett projekt per kund och år. (menar vi här att det inte kan skapas dubbletter)
- Det finns även möjlighet att jobba med ”fristående” projekt som inte har någon uppdragskoppling
Då ni redan har projekt skapade sedan tidigare som ni kanske istället vill koppla till uppdrag så kommer här en guide för hur ni ska hantera dessa.
1. Skapa upp alla era uppdrag
Det behöver finnas uppdragstyper som matchar alla era olika typer av tjänster. Dessa skapar du under Inställningar (Kugghjulet) > Projekt > Uppdrag.
Inne på ett uppdrag väljer man vad uppdraget ska heta, vilken färg och förkortning det ska ha, vilka parametrar som ska visas när man tittar på uppdraget i projektlistan, vilka aktiviteter som ska vara obligatoriska samt valbara, samt övrig info som ska gälla nya uppdrag
En obligatorisk aktivitet går inte att välja bort på de projekt som skapas på detta uppdrag.
En valbar aktivitet går att ta bort från de projekt som skapas på detta uppdrag.
Obs! Det är inte möjligt att lägga till aktiviteter i projekten på uppdraget såvida de inte finns med i uppdragets inställningar. Aktiviteter som läggs till som obligatoriska i efterhand på ett uppdrag, läggs till på alla befintliga projekt på uppdraget. Om du lägger till fler valbara aktiviteter på ett uppdrag efter att projekten har skapats, så måste de valbara aktiviteterna också aktiveras inne på respektive projekt.
2. Fördela ut uppdragen på respektive kund i vyn kunder.
Detta görs under menyvalet Kontakter > Kunder. Du aktiverar ett uppdrag genom att föra muspekaren över cirkeln för valt uppdrag och sedan klicka på den gråa cirkeln. Detta behöver göras på alla era kunder som ni har ett aktivt uppdrag mot. Detta kan också ställas in inne på kundens kundkort i fliken engagemang under Uppdrag.
3. Koppla ihop era befintliga projekt med ett uppdrag
Markera det eller de projekt som du vill koppla och klicka sedan på knappen Koppla till uppdrag överst i projektlistan. Du kommer i nästa vy sedan att få välja vilket uppdrag och vilket år.
Följande ändringar kommer nu att ske:
Namnet på projektet kommer nu att utgöras av Uppdragets namn + År
De aktiviteter som kommer att finnas på projektet är de som finns definierade på uppdraget.
Historiska uppdrag:
För att kunna knyta uppdrag till tidigare år behöver du gå in på kundernas kundkort, i fliken engagemang > uppdrag och ange hur länge ni har haft detta uppdrag.
Hur du gör när du ska skapa projekt för nästa år
-
När du efterföljande år uppmanas skapa projekt mot kunden kommer du få förslag vad gäller kalkyl och resursplanerad tid från föregående års projekt.
-
Du får även möjlighet att indexera upp fjolårets pris.
Det nya projektet kan du antingen skapa via vyn för respektive uppdrag, eller via kundkortet under engagemang > uppdrag.
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.