Steg 7 - Gå igenom era inställningar för tid

Tid är en av de viktigaste funktionerna i Blikk. Tidrapporteringen påverkar både er fakturering ut mot kund och de anställdas rapportering för lön. Eftersom att det påverkar så pass mycket är det viktigt att tänka igenom sina inställningar och sitt arbetssätt så att ni får ut så mycket av möjligt från det. Men även för att prissättning, fakturering, lön och uppföljning ska bli så bra som möjligt. 

Tidrapporteringen bygger på att ni har ställt in vilka alternativ rapportören ska ha inom ett antal olika kategorier. Kategorierna beskrivs utförligare nedan. 

När ni skapat upp allt som ska vara valbart i ert konto, så kan ni sedan skapa rapporteringsprofiler där man ställer in vad som ska vara valbart för vem, beroende på anställningsavtal och roller i organisationen.  

Blikk är oerhört flexibelt och kompetent, vilket medför att inställningarna för tid kan göras på många olika sätt. Om du känner dig osäker på vilken uppsättning som passar just er bäst så kontakta oss gärna för att boka in en utbildning där vi kan hjälpa er att ta fram det bästa arbetssättet för just er organisation.

Förklaringar

Tidsartikel – artikeln som tidrapporten knyts till och som ligger till grund för priset ut mot kund.  
Det skapas upp en tidsartikel som standardartikel under Artiklar, det är möjligt att ha flera. En tidsartikel är en artikel med typen Tid. 

Aktivitet – Kategorisering av utförda arbetsuppgifter, vilken typ av arbete som har utförts.

Tidsartiklar och aktiviteter kan användas i kombination med varandra, för att styra prissättningen till kund. I denna artikel visar vi exempel på hur sådana kan se ut. Vi rekommenderar att du kikar på exemplen innan du börjar skapa upp tidsartiklar och aktiviteter.

Tidkod – Är vanligtvis Normaltid eller Övertid. Tidkoden är en omräkningsfaktor för pris och kostnad på tidsartikeln och det är också tidkoden som styr de lönekoder som kommer över till löneunderlaget.
Omräkningsfaktorn innebär att priset ut mot kund räknas om (priset på tidsartikeln multipliceras med omräkningsfaktor pris till kund) samt att kostnaden i projektet räknas om (kalkylkostnaden på tidsartikeln multipliceras med omräkningsfaktor kalkylkostnad). 
Här ställer man också in om tid utöver schema med denna tidkod ska påverka användarens tidbank.

Tillägg – en artikeltyp för OB och risk/smuts höghöjd, jourtid etc. Dessa administreras under Artiklar. 

Resa - Här hämtas inställningarna från den systemartikel som heter Bilresa. 
Artikelns inställningar tillämpas när man valt att registrera en resa med privat bil.
Standardpriset är priset ut mot kund per km, om rapportören valt att resan ska faktureras. 
Lönekoden är den kod som skickas med i lönefilen om rapportören ska ha ersättning på lön. 

Om ni har tjänstebilar och/eller företagsbilar i organisationen, så läggs de in under Inställningar (Kugghjulet) > Bilar.

Traktamenten - En egen artikeltyp för traktamenten. Dessa administreras under Inställningar > Artiklar och väljs in i tidrapporteringen genom att man väljer resa.

Alla fält som visats ovan kommer nödvändigtvis inte visas för alla rapportörer, utan det ställs sedan in i rapporteringsprofilerna. Det är däremot viktigt att du som administratör har koll på alla val som finns, så att grundinställningarna blir korrekta. 

Inställningar

Om du är osäker kring dessa inställningar, dubbelkolla med den som hanterar er bokföring. 

Schema 

När ert konto skapades så genererades automatiskt ett schema för heltid. Se över det och att undantagen stämmer överens med era anställningsavtal. Om ni har anställda som jobbar deltid eller halvtid så skapa upp separata scheman även för dem. 

Skapa schema

För att skapa ett schema så går du till Inställningar (Kugghjulet) > Tid & Kvitton > Schema>  och trycker på lägg till schema

• Ge schemat ett namn i rutan för schemanamn.
• Under veckodagarna anger du antal timmar som en arbetsdag på respektive veckodag ska innehålla.

Du kan sedan skapa undantag för exempelvis dag före röd dag genom att klicka på nytt undantag uppe till höger. Där anger du vilket datum undantaget gäller en beskrivning av undantaget exempelvis
Skärtorsdag och sedan hur många arbetstimmar som dagen ska innehålla.

Säsongsschema 

Du kan i existerande schema lägga in ett säsongsschema. 

Detta gör du via Administrera(Kugghjul) > Tid & Kvitton > Schema> Sedan trycker du dig in på schemat du önskar lägga till säsongsschema på och väljer Lägg till Säsongsschema. 

Du får du upp en ny rad där du väljer från datum, till datum samt timantal per dag för säsongschemat
(Kom i håg att välja spara efter du har lagt in datum och timantal). 

Obs! Man kan inte kombinera Säsongsschema och Flerveckoschema på samma schema  

Schema med flera veckor

Du kan skapa flerveckoschema genom att välja Lägg till vecka  (då olika veckor ska ha olika tider på schemat). Du ser då olika flikar för varje vecka du har skapat.

Flerveckoschema fungerar på så sätt att om du skapar vecka 1, vecka 2 och vecka 3 löper det vidare så att vecka 1 kommer igen efter vecka 3 och så vidare. 

Om du skapat ett flerveckoschema får du välja vilken vecka det ska starta på för användaren. Det väljer du i samband med att du lägger in schemat på en användare via Administrera (kugghjulet) > Generellt > Licenser & användare > inne på respektive användare. Där kan du välja om schemat exempelvis ska starta på vecka 2, istället för vecka 1. 

OBS! Man kan inte kombinera Säsongsschema och Flerveckoschema på samma schema.   

Tidkoder 

Gå sedan vidare till tidkoderna och se över om omräkningsfaktorn stämmer med era anställningsavtal samt att lönekoderna är korrekta. 

Aktiviteter

Ett antal aktiviteter har skapats upp utefter den bransch du valde när kontot skapades. Du kan ta bort dessa, döpa om de eller skapa nya utefter vad som passar er verksamhet. 

Interntid

Interntid är arbetstid som inte är fakturerbar. Här kan du skapa nya interntidkoder och döpa om de som finns. Var uppmärksam på att om du skapar egna behöver du lägga in korrekta lönekoder. 

Frånvaro 

De vanligaste frånvarokoderna finns redan i systemet. Du kan lägga upp egna. Var bara uppmärksam på att lägga in rätt lönekoder.